VOCN conformeert zich aan:

  • De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 
  • VOCN heeft vrijstelling volgens artikel 3 van het Vrijstellingsbesluit AVG.
  • De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van het lidmaatschap van de VOCN. 

De maatregelen/eisen zijn als volgt:

a.  Een VOCN-lid geeft bij inschrijving schriftelijk toestemming tot het verwerken van zijn/haar persoonsgegevens

b.  (Persoons)gegevens bestaan 

  • naam, voornaam voorletter(s)
  • geboortedatum, geslacht
  • adres, postcode, woonplaats 
  • telefoonnummer
  • emailadres van het (aspirant) lid.
  • bankrekeningnummer i.v.m. betaling lidmaatschap
  • lidmaatschapsnummer (gekoppeld aan jaar van intreding)
  • gegevens type motor en bouwjaar 

c.  De gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van samenwerking en communicatie met het betrokken VOCN-lid. 

d.  De gegevens worden nimmer voor andere doeleinden gebruikt of verstrekt.

e.  De gegevens worden uitsluitend bewaard op de site van VOCN. Deze site is beveiligd middels wachtwoorden en versleuteld met HTTPS certificaat.

f.   Er is regelmatig een back-up van de website waardoor gegevens veilig gestald blijven

g.  Er wordt geen gebruik gemaakt van onbeveiligde mobiele informatiedragers.

h.  Gegevensverwerking geschiedt door de penningmeester en secretaris van de VOCN

i.   Leden van de club kunnen, via inloggen met persoonlijke gebruiksnaam en wachtwoord op de website toegang krijgen tot hun eigen profiel met daarin opgenomen de persoonsgegevens, 

j.   De gegevens worden maximaal 2 jaar bewaard. 

k.  Indien een VOCN-lid te kennen geeft dat zijn/haar gegevens eerder dan 2 jaar vernietigd moeten worden, maakt hij/zij dat schriftelijk bekend. VOCN voert dit verzoek uiterlijk binnen 3 weken uit.

                           

                                  ********************************

 

                                       Extra info artikel 3 

Artikel 3. Verenigingen, stichtingen en publiekrechtelijke beroepsorganisaties

1.

Artikel 27 van de wet is niet van toepassing op verwerkingen van verenigingen, stichtingen of publiekrechtelijke beroepsorganisaties betreffende hun leden of begunstigers, voor zover deze verwerkingen voldoen aan de in dit artikel vermelde eisen.

2.

De verwerking geschiedt slechts voor:

  1. de activiteiten die gelet op de doelstelling van de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie gebruikelijk zijn of die door de ledenvergadering zijn goedgekeurd;
  2. het verzenden van informatie aan de betrokkenen;
  3. het bekend maken van informatie over betrokkenen en activiteiten van de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie na instemming van de ledenvergadering, voor zover aanwezig, op de eigen website;
  4. het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  5. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

3.

Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:

  1. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;
  2. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
  3. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige leden of begunstigers;
  4. gegevens betreffende het lidmaatschap of de begunstiging, waaronder begrepen de aard daarvan, alsmede de functie binnen en de deelname aan de activiteiten van de vereniging, de stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie;
  5. foto’s en videobeelden met of zonder geluid van activiteiten van de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie;
  6. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften.

4.

De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

  1. de leden of begunstigers;
  2. de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige leden of begunstigers;
  3. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
  4. anderen, in de gevallen bedoeld in  artikel 8, onder a, c en d, of  artikel 9, derde lid, van de wet;
  5. anderen, in de gevallen bedoeld in  artikel 8, onder e en f, van de wet, voor zover het slechts gegevens betreft als bedoeld in het derde lid, onder a, en nadat het voornemen daartoe aan de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger is medegedeeld en deze gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid is geweest het recht als bedoeld in  artikel 40of   41 van de wetuit te oefenen.

5.

Gegevens op de website van de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie worden slechts verstrekt aan:

  1. de leden of begunstigers;
  2. de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige leden of begunstigers;
  3. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijkerwijs zijn betrokken, voor zover zij daartoe door het bestuur zijn geautoriseerd.

6.

De verantwoordelijke draagt zorg voor een adequate toegangsbeveiliging van de website, alsmede voor een afdoende bescherming van persoonsgegevens voor verdere verwerking door zoekmachines.

7.

De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaren nadat het lidmaatschap is beëindigd of de betrokkene te kennen heeft gegeven dat hij niet langer als begunstiger wil worden beschouwd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. De gegevens op de website worden onverwijld verwijderd wanneer de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger daarom verzoekt.